Bertrand Calenge : carnet de notes

samedi 31 octobre 2009

Astuce : pointer une livraison de libraire

Filed under: Non classé — bcalenge @ samedi 31 octobre 2009
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Un récent billet de Lully (la providence des bidouilleurs, le Descary des bibliothèques !smileys Forum) m’incite à proposer une astuce en complément de la sienne, qui montrait comment comparer deux listes de codes EAN.
Le tout est d’avoir sous la main droite la liste de livraison de votre libraire sous forme Excel, et dans cette liste les ISBN sous forme EAN, et dans la main gauche une douchette de lecture des codes-à-barres. A partir de là, on va réaliser rapidement deux opérations fréquentes en bibliothèque :
– on veut pointer la livraison au regard de la liste, pour en vérifier la conformité réciproque (i.e. tous les titres de la liste sont présents, et il n’y a pas de titres livrés en trop)
– en cas d’office de libraire, on veut pointer les titres de la liste qu’on va retourner au libraire, et en établir rapidement la liste.

1 – Pointer tous les codes-à-barres

Prendre la feuille Excel de la livraison du libraire. Créer une colonne vide en tête. Nommer cette colonne (par exemple ici ‘Douchette’). :

1_création_colonne_douchetteSe placer dans la première cellule vide de la colonne ‘Douchette’, et passer à la douchette tous les livres, dans le désordre. Ca va donner quelque chose comme ça :

2_colonne_codes_barres

2 – Vérifier l’absence éventuelle de titres dans la livraison (ou pointer la liste des retours)

En dernière colonne (ici colonne I, que j’ai nommée ‘pointage’), poser la formule suivante

= NB.SI(A:A;B2)

3_formule_pointage

Dans laquelle A:A désigne la colonne des résultats douchette, et B2 le 1er ISBN de la liste du libraire.

Puis attrapez la cellule par le coin inférieur droit, et tirez jusqu’au bout de la liste.
Le résultat doit être interprété comme un pointage de l’exactitude de la liste par rapport à la livraison (ou comme un pointage des seuls retours sur une liste d’office) :

–         si le résultat est 1, l’ISBN libraire de la ligne correspondante est bien matériellement présent (ou ce titre est bien listé en retour)

–         si le résultat est 0, l’ISBN libraire de la ligne correspondante n’est pas matériellement présent – livre manquant – (ou il s’agit de titres non mis en retour, donc gardés)

–         Il peut arriver que le résultat soit 2 : cela signifie simplement que vous avez bipé deux fois le même livre !!!

3 – Editer une liste des retours

Si vous vous arrêtez là, et qu’il s’agit seulement de pointer les retours, pour éditer une liste lisible (et imprimable) de ces retours, trions la liste de cette façon :

–         se placer en A1
–        Données / Trier / choix ‘pointage’ , par ordre décroissant

4_tri_pointés

–         Sélectionner la colonne ‘pointage’, clic droit ‘Copier’, se situer dans la 1ère cellule de la colonne ‘pointage’ et clic droit : ‘Collage spécial’ / ‘Valeurs’ :

5_copier_coller_valeurs_pointagesCela donne une liste dans laquelle tous les titres bipés comme retournés viennent en tête. Il n’y a plus qu’à supprimer la colonne ‘Douchette’ (colonne A), à mettre en forme et à imprimer pour joindre au colis de retour.

4 – Vérifier dans une livraison qu’il n’y a pas de titres en trop

Voyonsq le cas particulier du pointage d’une livraison, où vous voulez, outre vérifier que tous les titres de la liste sont présents, également vérifier qu’il n’y a pas un titre livré en trop, présent dans les cartons mais pas sur la liste libraire. Nous allons opérer un contrôle de plus. Dans la colonne qui suit la colonne ‘pointage’, nous allons créer une colonne de calcul supplémentaire (‘test’), et nous allons cette fois-ci proposer une formule différente :

=NB.SI(B:B;A2)

Dans laquelle B:B couvre la colonne des ISBN de la liste de libraire, et A2 la première cellule des résultats du scannage douchette. Et encore une fois on attrape la cellule comportant la formule et on la tire jusqu’en bas de la liste :

6_test_titres_livrés_en_trop

Le résultat doit être analysé comme un pointage de la cohérence du pointage par rapport à la liste de libraire.

–         si le résultat est 1 : le code-à-barres douchette de la ligne correspondante existe bien dans la liste du libraire

–         si le résultat est 0, le code-à-barres douchette de la ligne correspondante n’existe pas dans la liste du libraire : c’est un titre livré en trop ! Lequel ? Prenez le code à barres douchette  (colonne A) sur la ligne signalée 0, et faites une recherche par EAN dans Electre : vous verrez tout de suite quel est le titre en trop dans votre stock. Il ne restera plus qu’à le rajouter à la main dans la liste libraire.

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4 commentaires »

  1. Excellente méthode, mais elle ne fonctionne pas avec le Kindle 😉

    Commentaire par InQua — samedi 31 octobre 2009 @ samedi 31 octobre 2009

  2. […] récent sur des comparaisons de listes grâce à Excel. Mais au lieu de le lire, allez plutôt voir le billet de Bertrand Calenge sur la même fonction Excel : il part d’une situation sans doute plus fréquente en […]

    Ping par Pédagogie, geeks et technophobes « Encore un biblioblog… — samedi 31 octobre 2009 @ samedi 31 octobre 2009

  3. « Bidouilleur », c’est exactement ça ! Merci de m’avoir épargné le terme « geek »
    Pour ma part, j’utilise plutôt le filtre que le tri (afin d’afficher clairement les 0, les 1 ou les 2, selon les besoins du moment), pour ne pas retrier sans cesse mes tableaux.

    Commentaire par Lully — samedi 31 octobre 2009 @ samedi 31 octobre 2009

  4. […] évoqué ailleurs le traitement des réservations en cours, la gestion des plannings, les pointages de livraisons de libraire, comme j’aurais pu parler du suivi prévisionnel des acquisitions,des traitements […]

    Ping par Gérer concrètement une collection : une solution pratique « Bertrand Calenge : carnet de notes — jeudi 4 mars 2010 @ jeudi 4 mars 2010


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