Métiers de bibliothèque…

Vous avez vu ? Je n’ai pas titré ce billet sur le métier de bibliothécaire, mais sur les métiers utiles voire indispensables à l’activité normale d’une bibliothèque.

Longtemps, les bibliothécaires -au sens générique- ont vécu et agi de façon autarcique, pour le meilleur et pour le pire. Le bibliothécaire des années (19)80 devait être tour à tour travailleur social, animateur, informaticien, gestionnaire financier (et bien sûr manageur !…)…

Les temps ont évolué, et on voit apparaître dans les équipes des professionnels « autres » qui sont informaticiens, administratifs, animateurs numériques, travailleurs sociaux, webmestres, relieurs, médiateurs, etc., aux côtés des bibliothécaires. Et je parle bien de véritables professionnels, aux cursus spécifiques et aux savoir-faire s’inscrivant dans des référentiels de métier distincts de celui des professionnels des bibliothèques.
Ils ne représentent parfois qu’une proportion anecdotique des personnels, mais plus la bibliothèque est importante et surtout plus elle multiplie et complexifie ses services, plus ces ‘autres’ métiers deviennent indispensables, l’ambition des services (et l’exigence des publics) ne pouvant plus reposer sur les seuls talents bricoleurs ingénieux de bibliothécaires polyvalents. Un décompte à Lyon montre que ces autres métiers ont conquis 42 % des emplois (le reste étant constitué des bibliothécaires au sens large, c’est-à-dire des tous les cadres d’emploi inscrits dans la filière culturelle).

Fondamentalement, ce mouvement me semble aussi nécessaire que bénéfique. D’abord parce que la bibliothèque – au cœur de la communauté – ne saurait être étrangère à la diversité de cette dernière dans ses actions mêmes. Ensuite et surtout parce que les enjeux de nos établissements ont changé.

Il y a quelques décennies encore, la bibliothèque était un trésor de savoir, un idéal de connaissance, un hâvre incontournable. Nous sommes aujourd’hui seulement une opportunité tant sociale (un des rares espaces publics non marchands !) qu’informative (je pense aux appareils informatifs et aux services mis en ligne par les musées, les administrations, les cercles scientifiques,… ).
Et puis, la bibliothèque a changé de place dans la collectivité : opérateur majeur dans le traitement de l’information publique, elle doit tenir compte des techniques et savoir-faire des nouveaux spécialistes de ce traitement ; acteur volontaire dans l’activité culturelle d’une communauté, elle doit faire appel aux savoir-faire des animateurs ou « marketeurs » ; confrontée aux défis des circuits de gestion optimisés, elle ne peut plus se passer des experts en logistique ; confrontée aux publics les moins insérés socialement, elle ne peut manquer de faire appel à des médiateurs sociaux ; comme depuis quelque temps déjà elle se connait administration, et doit accueillir gestionnaires comptables et gestionnaires de ressources humaines formés à ces tâches. Et j’oublie bien d’autres métiers ! ….

Aux côtés de ces multiples professionnels divers qui, je le souligne, n’interviennent pas ponctuellement dans la bibliothèque mais y ont le siège de leur activité, les bibliothécaires courent deux risques :

– considérer ces autres professionnels comme des auxiliaires de ces mêmes bibliothécaires : chaque métier fonctionne selon des cadres de référence affirmés, et ce serait grande erreur de considérer que, en étant au service de la bibliothèque, leurs acteurs seraient moins « légitimes » que les bibliothécaires, ou pire au service de ces derniers ! Eux comme nous sommes au service des citoyens !
– les considérer comme des intrus incapables de comprendre la subtilité des actions des bibliothécaires, voire revendiquer que leurs activités soient accomplies par ces derniers. On l’a déjà vu : les bibliothécaires peuvent se revendiquer administratifs, médiateurs sociaux, informaticiens, animateurs, etc. Bien sûr, c’est souvent faute de mieux (les créations d’emploi sont rares !), mais fondamentalement n’est-ce pas parfois par revendication d’un territoire exclusif ?

Alors, acceptons-le : les bibliothèques sont devenues projets complexes impliquant de multiples acteurs.

Mais alors, à quoi sert le bibliothécaire ?

Il est facile de parler du bibliothécaire comme de celui qui travaille dans une bibliothèque. Cela a longtemps été la définition quasi-tautologique de cette profession. Mais à partir du moment où informaticiens, animateurs, vigiles, médiateurs, administratifs, techniciens, et tutti quanti, se multiplient dans les murs (au moins des plus importantes bibliothèques), qu’est-ce qui crée la nécessité de ce métier singulier, « bibliothécaire » ?

Il est très intéressant d’aborder cette question à travers le prisme des tensions qui ont pu apparaitre lors de l’introduction de certains métiers dans les bibliothèques. Si nul bibliothécaire ne s’est senti dépossédé lorsque lui ont été adjoints des administratifs (trop heureux d’être soulagé de tâches absorbantes vécues comme étrangères au ‘cœur de métier’), il n’en a pas toujours été de même dans d’autres cas. Je citerai trois exemples :

• les informaticiens : les premiers rapports des bibliothécaires avec les informaticiens ont été marqués du sceau de la méfiance ( voir Pierre Le Loarer ou plus récemment Dominique Lahary). Les premiers reprochaient aux seconds leur rigueur prescriptive indifférente aux enjeux de l’établissement et aux coutumes locales ; les seconds reprochaient aux premiers leur insuffisante rigueur de raisonnement et leur incompréhension des structures globales des systèmes d’information. Cela a commencé à aller mieux lorsque les bibliothécaires ont fait l’effort de comprendre les cadres de référence des informaticiens, et que ces derniers ont su s’adapter aux objectifs propres des bibliothécaires…
• les animateurs numériques : ce n’est pas une opposition qui a régi leurs rapports avec les bibliothécaires, mais plutôt, jusqu’à ces dernières années, des renoncements bibliothécaires, trop heureux de voir des ‘spécialistes’ de la pédagogie informatique s’emparer des outils et publics qu’ils se sentaient mal armés à respectivement manipuler et servir, trop heureux parfois de pouvoir ainsi se confiner aux livres, disques et autres DVD ; c’est l’essor de l’information électronique qui permet progressivement de cerner les champs de compétences respectifs : à l’animateur numérique la pédagogie de la maîtrise des outils matériels et logiciels, au bibliothécaire l’art de savoir chercher au sein des contenus. Et on peut maintenant voir des ateliers animés conjointement par les deux types de métiers…
• les médiateurs : l’incompréhension, parfois violente (voir le livre de Sandrine Leturq), fut importante et durable avec les premiers médiateurs. Les bibliothécaires à la fois revendiquaient leur propre maîtrise exclusive de la médiation en bibliothèque, et comptaient sur les médiateurs pour gérer les conflits sociaux intervenant dans les murs… Il a fallu déplacer la question hors les murs des bibliothèques pour comprendre que des compétences et réseaux relationnels spécifiques étaient nécessaires pour quadriller un territoire (notamment au service de ceux qui ne viennent jamais dans les murs) ; et on peut voir aujourd’hui des animations-interventions associant le médiateur (préparateur de terrain) et le bibliothécaire (contenus documentaires adaptés).

A travers ces exemples, on voit mieux se dessiner le champ spécifique du bibliothécaire : il doit se consacrer aux contenus, les déceler, les évaluer, les organiser, provoquer leur découverte, accompagner les publics dans l’appropriation des connaissances de contenus, dans tous les domaines (l’imprimé, la musique enregistrée, mais aussi Internet ou la musique en ligne). On constate aussi que cette définition s’est imposée dynamiquement, dans un processus où la définition des autres métiers s’est peu à peu affinée, et ne manquera pas d’évoluer dans les années qui viennent.

Est-ce à dire que les bibliothécaires n’ont pas de fonction de médiation, n’ont pas à maîtriser les techniques de traitement de l’information ni ne doivent être capables de concevoir et faire vivre un programme culturel ? Certes non, mais de même les informaticiens ne peuvent pas ignorer les impératifs de contenus, comme les médiateurs doivent connaître le terrain bibliothécaire à partir duquel et dans lequel ils agissent. Et chacun de ces métiers, bibliothécaires compris, doit le faire en développant ses propres compétences, sur lesquelles chacun est  irremplaçable, n’est pas en situation de concurrence dans la bibliothèque, mais surtout de nécessaire complémentarité collective.

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Hadopi et les bibliothèques : dernier acte ?

Je relaye l’information :  dans la loi Hadopi, et en dernière lecture, l’IABD a réussi à partiellement sauver les meubles  : « Les bibliothèques publiques, les musées et les services d’archives vont pouvoir communiquer au public, sans autorisation préalable, les copies des documents numérisés par leurs soins, à des fins de conservation ou pour préserver les conditions de leur consultation. Cette communication pourra se faire sur place et sur des terminaux dédiés, à des fins de recherche ou d’études privées par des particuliers. » (article de La Gazette des communes, merci au Bibliobsédé).

Même si cette annonce réduit singulièrement le champ de diffusion de l’information par les bibliothèques hors leurs murs, elle reconnait en bonne partie la dimension publique de l’information détenue par ces établissements. Mais on constatera que comme toujours la capacité informative des bibliothèques se juge toujours à l’aune du stock qu’elles détiennent, et non de leur fonction publique de diffusion de l’information par tous moyens appropriés (au temps toujours actuel du prêt de livres, on avait le droit de laisser emmener le savoir chez soi, et certains continuent de façon encore plus personnalisée par le portage à domicile !!!).

Pour votre information, voici le nouveau texte intégral de l’article 122-5 du Code de la propriété intellectuelle, en vigueur au 28 mai 2009 (j’ai mis en gras ce qui concerne le service immédiat à nos publics) :

« Lorsque l’œuvre a été divulguée, l’auteur ne peut interdire :

1° Les représentations privées et gratuites effectuées exclusivement dans un cercle de famille

2° Les copies ou reproductions strictement réservées à l’usage privé du copiste et non destinées à une utilisation collective, à l’exception des copies des œuvres d’art destinées à être utilisées pour des fins identiques à celles pour lesquelles l’œuvre originale a été créée et des copies d’un logiciel autres que la copie de sauvegarde établie dans les conditions prévues au II de l’article L. 122-6-1 ainsi que des copies ou des reproductions d’une base de données électronique ;

3° Sous réserve que soient indiqués clairement le nom de l’auteur et la source :

a) Les analyses et courtes citations justifiées par le caractère critique, polémique, pédagogique, scientifique ou d’information de l’œuvre à laquelle elles sont incorporées ;

b) Les revues de presse ;

c) La diffusion, même intégrale, par la voie de presse ou de télédiffusion, à titre d’information d’actualité, des discours destinés au public prononcés dans les assemblées politiques, administratives, judiciaires ou académiques, ainsi que dans les réunions publiques d’ordre politique et les cérémonies officielles ;

d) Les reproductions, intégrales ou partielles d’œuvres d’art graphiques ou plastiques destinées à figurer dans le catalogue d’une vente judiciaire effectuée en France pour les exemplaires mis à la disposition du public avant la vente dans le seul but de décrire les œuvres d’art mises en vente ;

e) La représentation ou la reproduction d’extraits d’œuvres, sous réserve des œuvres conçues à des fins pédagogiques, des partitions de musique et des œuvres réalisées pour une édition numérique de l’écrit, à des fins exclusives d’illustration dans le cadre de l’enseignement et de la recherche, à l’exclusion de toute activité ludique ou récréative, dès lors que le public auquel cette représentation ou cette reproduction est destinée est composé majoritairement d’élèves, d’étudiants, d’enseignants ou de chercheurs directement concernés, que l’utilisation de cette représentation ou cette reproduction ne donne lieu à aucune exploitation commerciale et qu’elle est compensée par une rémunération négociée sur une base forfaitaire sans préjudice de la cession du droit de reproduction par reprographie mentionnée à l’article L. 122-10 ;

4° La parodie, le pastiche et la caricature, compte tenu des lois du genre ;

5° Les actes nécessaires à l’accès au contenu d’une base de données électronique pour les besoins et dans les limites de l’utilisation prévue par contrat ;

6° La reproduction provisoire présentant un caractère transitoire ou accessoire, lorsqu’elle est une partie intégrante et essentielle d’un procédé technique et qu’elle a pour unique objet de permettre l’utilisation licite de l’œuvre ou sa transmission entre tiers par la voie d’un réseau faisant appel à un intermédiaire ; toutefois, cette reproduction provisoire qui ne peut porter que sur des œuvres autres que les logiciels et les bases de données ne doit pas avoir de valeur économique propre ;

7° La reproduction et la représentation par des personnes morales et par les établissements ouverts au public, tels que bibliothèques, archives, centres de documentation et espaces culturels multimédia, en vue d’une consultation strictement personnelle de l’œuvre par des personnes atteintes d’une ou de plusieurs déficiences des fonctions motrices, physiques, sensorielles, mentales, cognitives ou psychiques, dont le niveau d’incapacité est égal ou supérieur à un taux fixé par décret en Conseil d’État, et reconnues par la commission départementale de l’éducation spécialisée, la commission technique d’orientation et de reclassement professionnel ou la commission des droits et de l’autonomie des personnes handicapées mentionnée à l’article L. 146-9 du code de l’action sociale et des familles, ou reconnues par certificat médical comme empêchées de lire après correction. Cette reproduction et cette représentation sont assurées, à des fins non lucratives et dans la mesure requise par le handicap, par les personnes morales et les établissements mentionnés au présent alinéa, dont la liste est arrêtée par l’autorité administrative.

Les personnes morales et établissements mentionnés au premier alinéa du présent 7° doivent apporter la preuve de leur activité professionnelle effective de conception, de réalisation et de communication de supports au bénéfice des personnes physiques mentionnées au même alinéa par référence à leur objet social, à l’importance de leurs membres ou usagers, aux moyens matériels et humains dont ils disposent et aux services qu’ils rendent.

A la demande des personnes morales et des établissements mentionnés au premier alinéa du présent 7°, formulée dans les deux ans suivant le dépôt légal des œuvres imprimées, les fichiers numériques ayant servi à l’édition de ces œuvres sont déposés au Centre national du livre ou auprès d’un organisme désigné par décret qui les met à leur disposition dans un standard ouvert au sens de l’article 4 de la loi n° 2004-575 du 21 juin 2004 pour la confiance dans l’économie numérique. Le Centre national du livre ou l’organisme désigné par décret garantit la confidentialité de ces fichiers et la sécurisation de leur accès ;

8° La reproduction d’une œuvre, effectuée à des fins de conservation ou destinée à préserver les conditions de sa consultation sur place par des bibliothèques accessibles au public, par des musées ou par des services d’archives, sous réserve que ceux-ci ne recherchent aucun avantage économique ou commercial ;

9° La reproduction ou la représentation, intégrale ou partielle, d’une œuvre d’art graphique, plastique ou architecturale, par voie de presse écrite, audiovisuelle ou en ligne, dans un but exclusif d’information immédiate et en relation directe avec cette dernière, sous réserve d’indiquer clairement le nom de l’auteur.

Le premier alinéa du présent 9° ne s’applique pas aux œuvres, notamment photographiques ou d’illustration, qui visent elles-mêmes à rendre compte de l’information.

Les reproductions ou représentations qui, notamment par leur nombre ou leur format, ne seraient pas en stricte proportion avec le but exclusif d’information immédiate poursuivi ou qui ne seraient pas en relation directe avec cette dernière donnent lieu à rémunération des auteurs sur la base des accords ou tarifs en vigueur dans les secteurs professionnels concernés.

Les exceptions énumérées par le présent article ne peuvent porter atteinte à l’exploitation normale de l’oeuvre ni causer un préjudice injustifié aux intérêts légitimes de l’auteur.

Les modalités d’application du présent article, notamment les caractéristiques et les conditions de distribution des documents mentionnés au d du 3°, l’autorité administrative mentionnée au 7°, ainsi que les conditions de désignation des organismes dépositaires et d’accès aux fichiers numériques mentionnés au troisième alinéa du 7°, sont précisées par décret en Conseil d’État.

NOTA : Loi 2006-961 2006-08-01 art. 1 : Les dispositions du e du 3° de l’article L. 122-5 du code de la propriété intellectuelle s’appliquent à compter du 1er janvier 2009″

Taux d’accroissement et taux de renouvellement…

C’est le rouge au front que j’écris ce billet. La question d’une collègue sur la modalité de calcul du taux de renouvellement de sa collection en libre accès en est la cause, car elle est venue me voir en tenant religieusement à la main l’ouvrage « Conduire une politique documentaire » (dont vous savez peut-être que je suis l’auteur). Et de m’interroger avec perplexité, car, ayant acquis quelques 250 nouveaux titres pour une collection de 2 000 volumes, et ayant par ailleurs désherbé 280 titres,  elle avait suivi à la lettre la formule qui indiquait que le taux de renouvellement se calculait en soustrayant le nombre de désherbés du nombre de nouveaux titres, puis en divisant le résultat par le nombre de volumes de la collection : et évidemment, elle obtenait un résultat négatif !

Honte sur moi , ma plume avait fourché : la formule ci-dessus définissait en effet le taux d’accroissement d’une collection (= de combien de volumes la masse augmente ou diminue, exprimé en pourcentage si le résultat final est multiplié par 100), et non le taux de renouvellement !

Mais comme il n’est jamais trop tard pour bien faire , je m’empresse de donner une ‘bonne’ formule  pour le taux de renouvellement : dans la mesure où ce qui intéresse prioritairement le bibliothécaire est de connaître la part de ce qui est récemment acquis dans l’offre documentaire actuelle, la formule la plus simple est :

TxRen = (An / Cn+) * 100

où TxRen est le taux de renouvellement
An est le nombre d’acquisitions d’une année
et Cn+ l’état de la collection en fin de cette même année.

On sait ainsi quelle proportion la collection présente propose en acquisitions récentes : c’est ce qu’on appelle couramment le taux de renouvellement (d’ailleurs, la bonne expression devrait être ‘taux de rafraîchissement’, le renouvellement supposant étymologiquement un retrait préalable. Mais bon, testons-en là… pour l’instant) : pour mon exemple, le taux de renouvellement de la collection était de 12,5 %….

Il est vrai que cette formule très pratique ne rend pas compte du processus complexe du renouvellement, qui effectivement peut aller au-delà d’un état final de la collection, et s’intéresser à l’action conduite sur la collection tant en termes de retraits que d’enrichissements (d’où d’ailleurs mon lapsus calami). Mais elle reste la plus opératoire pour évaluer l’état d’actualisation d’une collection dans la mesure où elle intègre de fait les désherbages opérés, puisque la collection considérée est celle en fin d’année, toutes acquisitions et tous retraits compris…

Et pour me faire pardonner jusqu’au bout, je vous offre une autre formule, signalée dans « Bibliothèques et politiques documentaires à l’heure d’Internet » (vous avez le droit de l’acheter, si, si !), et que cette fois-ci j’ai revérifiée en tremblant, le taux de renouvellement souhaitable. Ce taux permet non de calculer la réalité effective du taux de renouvellement effectué, mais celui qu’il faudrait réaliser :

(( C / Dv ) / C ) * 100

C = Nombre de documents dans la collection
Dv = Durée de vie active de la collection

Le résultat, exprimé en pourcentage, donne la proportion de la collection qu’il est souhaitable renouveler chaque année (si on se contente de C / Dv, on a un nombre, qui signale le nombre d’acquisitions nouvelles à opérer annuellement).
La durée de vie active s’appuie sur la définition de la « demi-vie active » : on ordonne les prêts d’une année par ordre croissant en fonction de la date d’édition de chacun des livres concernés (c’est inefficace sur les disques ou DVD), et la médiane signale la date d’édition de la ‘demi-vie active’ (donc la date d’édition du livre prêté exactement au milieu de cette série ordonnée). Par convention, la ‘demi-vie active’ sera calculée en soustrayant cette date médiane de l’année courante de relevé de la collection + 1 (pour tenir compte des titres acquis au cours de l’année de relevé et non nécessairement disponibles au prêt tout au long de l’année). Par exemple, si dans un catalogue de fin 2008 la médiane des prêts de l’année écoulée est l’année 2004, on décompte : (2008 – 2004) + 1 = 5 ans.

La durée de vie active est alors une décision de bibliothécaire qui pondère les appétences des publics en tenant compte d’autres priorités documentaires, et se situe entre 2 fois la ‘demi-vie active’ (on suit le plus possible les usagers) et 3 fois celle-ci (on s’en écarte volontairement sans les négliger totalement) . Bref, dans mon exemple et pour une collection de 1 000 volumes, la durée de vie optimale (deux demi-vies) sera de 10 ans, donc générera 100 nouveaux achats par an (optimal au plus près des usages) , ou jusqu’à la durée de vie maximale (trois demi-vies) de 15 ans, donc sollicitera 67 titres annuels (pour explorer d’autres pistes sans trop négliger les emprunteurs). L’avantage de la durée de vie active, c’est qu’elle laisse les choix des emprunteurs peser dans la décision, sans pour autant imposer un renouvellement mécanique.

Mais vu comme je suis doué en arithmétique , je suis sûr que l’une ou l’un d’entre vous trouvera des formules plus simples !!!

Outils pratiques : le planning de service public

Une petite pause utilitaire, que je vous propose après avoir tardivement découvert un billet de JC Brochard sur les outils de plannings de service public (désolé, je l’avais raté, alors que j’aime bien ce blog…). Il se trouve que j’ai eu l’occasion d’élaborer difficilement, il y a 6 mois, un tel outil d’assistance à la constitution de plannings concernant ceux qui sont chargés de ‘front-office’, comme disent les managers. Difficilement non tant pour la virtuosité technique que cela représentait (ceux qui me connaissent savent que je ne sais utiliser qu’Excel, qui présente tous les avantages du couteau suisse parfait – et donc parfois les plus complexes arcanes), mais par les exigences hétéroclites des différents responsables de services qui apportaient avec eux leurs coutumes locales : ici on ne fait jamais plus d’1 heure de suite au public, là les agents sont hyper-polyvalents au public alors que là encore la spécialisation de certains postes est affirmée, partout l’équité est requise (c’est d’ailleurs, ai-je pu constater, le seul type d’activité qui fait l’objet d’un comptage scrupuleux), quand on n’y introduit pas des exigences circonstancielles (le poste de prêt est réputé plus épuisant que celui de renseignement, par exemple) ; et bien sûr chaque agent s’est vu accepter un horaire hebdomadaire de présence, couvrant son temps de travail, qui l’autorise tel jour à partir à 17h, tel autre jour à prendre son après-midi… Loin de moi l’idée de nier la pertinence de ces réalités, mais convenez que la bonne réponse à toutes ces exigences simultanées voire contradictoires n’est pas simple. D’autant que j’avais comme demandeurs des responsables de 14 équipements, dispersés, aux moyens très différents et aux coutumes non moins disparates (la question était posée par les bibliothèques de quartier)…

Comme le souligne JC Brochard, l’élaboration hebdomadaire des plannings  tient de la jonglerie et du casse-tête, et surtout dévore un temps précieux pour ceux qui en ont la charge – souvent les responsables eux-mêmes -, débordés par d’autres tâches. D’autant que la caractéristique principale d’un tel planning est d’être évidemment variable : tel agent part en formation du lundi au mercredi, tel autre organise un atelier le jeudi après-midi, un troisième a une réunion importante avec une association du quartier samedi matin, etc. Bref, pour savoir comment faire tourner la boutique, les logiciels vraiment ad hoc existent peu ou alors sont très coûteux et très contraignants : il en existe de très bien et très chers pour le travail posté en général, et de moins bien et encore plus chers pour le travail à dimension ‘variable’…

En creusant bien, avec l’aide précieuse d’une collègue sur le terrain, particulièrement rationnelle et organisée, et après quelques réunions animées avec les différents responsables intéressés, nous avons établi les fondements d’un tel outil de planning :

• Définir le planning hebdomadaire-type des horaires de présence des agents susceptibles d’occuper un poste de service public
• Définir dans le même temps les postes publics que chaque agent a compétence à pouvoir assumer
• Fixer pour chaque agent la quotité maximale de service public qu’il doit assumer (cf. fiche de poste et convenances locales)
• Définir les contraintes  incontournables à tout coup pour l’établissement d’un planning : impossibilité par exemple de placer le même agent simultanément sur deux postes, ou de contraindre le même agent à assurer en suivi la plage 12h – 14h sans prendre le temps d’une pause-déjeuner…
• Trouver le moyen de repérer en temps quasi-réel les contraintes exceptionnelles (réunions, formations, animations, maladies, congés annuels, etc.)
• Enfin permettre à chaque agent de pouvoir identifier facilement, sur le planning une fois réalisé, son planning personnel et donc ses fonctions impératives d’un service particulier au public sur la semaine à venir

Eh bien, j’ai réussi à pondre quelque chose, qui semble fonctionner. Fondamentalement, la démarche est la même que celle adoptée par JC Brochard (les grands esprits se rencontrent ), mais je  livre à votre analyse non une image du résultat final, mais l’outil lui-même et aussi son mode d’emploi. Il est conçu pour des petits établissements qui doivent gérer simultanément jusqu’à 20 agents (appelés à faire du service public) et 12 postes distincts (prêt-retour-inscriptions, espace numérique, accueil adultes, accueil jeunesse, bref ce que vous voulez…).  20 agents c’est peu, direz-vous : je travaille au même outil mis à jour pour 35 agents sur une vingtaine de fonctions. patience…

Le principe de l’outil repose (comme chez JC Brochard, enfin je crois, d’après son billet) sur l’enchainement de quatre bases successivement établies au départ (leur élaboration demande une demi-journée, mais ne nécessite ensuite que des révisions mineures), permettant l’établissement final du planning hebdo :

• la définition des postes « occupables », agent par agent, avec leur part de temps de travail maximalement consacrée par ces derniers au service public – en principe
• les plannings horaires ‘normaux’ des agents, tels qu’acceptés par le chef de service (en fonctionnant par tranches horaires pleines)
• la définition des horaires d’occupations des différents postes de service public, évidemment étudiée en fonction des flux quotidiens constatés sur chacun de ces postes
• enfin l’établissement d’un planning-type qui, en fonction des contraintes précédemment définies, assurera une pérennité du service… si nul événement extérieur n’en vient déranger l’aménagement.

Ce planning-type, établi une fois pour toutes (ou au moins une fois par an) pourrait être un planning permanent (hors forte période de vacances, en été par exemple), et le sera sauf si maladies, formations des agents, animations, réunions,… n’en viennent pas déranger l’ordonnance. Et bien sûr, tous ces événements vont arriver ! . C’est là qu’intervient un autre planning hebdomadaire, celui des activités ‘contraignantes’ des agents : celui-là sera rempli en temps réel par les agents eux-mêmes (ou par d’autres si maladie par exemple), actualisant en quelque sorte la disponibilité des présents. Personnellement, emporté stupidement par mon excellomania, j’ai proposé un fichier Excel commun où chacun, semaine après semaine et donc onglet après onglet, indique ses activités contraignantes et leurs plages horaires. JC Brochard a été plus astucieux, en suggérant l’utilisation de Google agenda.

Le travail du constructeur de planning consiste donc, chaque semaine, à confronter le planning-type (au sein duquel chaque nom affecté à une plage – cellule – est susceptible d’être remplacé par une autre personne normalement disponible et compétente, listée sur une liste déroulante dans la cellule grâce aux bases établies) à la réalité de l’activité de la semaine à venir : il est alors facile de voir que Sabrina, qui en temps ordinaire doit assurer le 16-17h à l’accueil adultes, est absente ce jour pour réunion, et donc peut être remplacée par… voir liste déroulante. La construction finale du planning de la semaine à venir se règle ainsi en une heure environ (sans inclure bien sûr les maladies subites, dont le remplacement est cependant aisément trouvé, sauf catastrophe…).

Bien entendu, les décomptes de temps de service public sont effectués individuellement  semaine après semaine (y compris les temps jugés les plus lourds tels les postes de prêt/retour/inscription) et les dépassements éventuels survenus sur une semaine donnent lieu à alerte, charge au planificateur d’équilibrer ultérieurement.

Enfin, chacun peut, en choisissant son nom dans une cellule ad hoc, visualiser très clairement son planning hebdo, l’imprimer, et organiser son agenda.

Tout cela est un peu bricolo, je vous l’accorde. Mais le temps gagné semble incomparablement bénéfique, les résultats plus lisibles et ‘incontestables’. Mais aussi, entre nous, je vous livre intégralement fichier Excel et mode d’emploi sur ce lien (un hébergeur en ligne, désolé, mais je ne dispose pas de mon propre serveur, trop paresseux pour le mettre en oeuvre …)

Ceci dit, j’aimerais surtout savoir ce que vous en pensez – notamment notre collègue de « Bibliothèque=public » – et voir comment on pourrait l’améliorer à moindres frais ! Merci pour vos idées et suggestions !

*

Télécharger Outil de planning 20 personnes BC

P.S. : lien mis à jour au 7 octobre 2011

Identité(s) numérique(s) de la bibliothèque

Décidément, ces temps-ci je fonctionne plus sur ce blog en réaction qu’en action. Et cette fois-ci c’est un papier de notre incontournable Silvère qui me pousse à  rédiger. Son billet – très pertinent – attire l’attention sur le fait qu’Internet impose d’autres pratiques que celle à laquelle la communication en ligne de nombre de bibliothèques voudraient la réduire (enfin, les communicants institutionnels, parce que ceux de Google ou autres acteurs sont plus subtils…).

Typologies…

Silvère distingue 4 modes d’entrée des bibliothèques sur Internet :
– 1 – le mode institutionnel : la bibliothèque présente ses services, son catalogue, son programme : c’est le cas le plus fréquent ;
– 2 – le mode ‘service à part entière’, avec URL autonome et conception dédiée au service. Il cite le Guichet du Savoir ;
– 3 – le mode « média-thématique » (je cite) : et de citer en exemple Médiamus, le blog musical des bibliothécaires de Dôle. Les commentaires y sont bienvenus, et on thématise spécifiquement l’offre ;
– 4 – enfin les outils mis en œuvre non par l’institution mais par les personnes-ressources au sein de l’établissement, ce dernier encourageant par exemple l’émergence de blogs d’individus bibliothécaires sur la philosophie, la science-fiction, pourquoi pas la confiture de figues (le dernier exemple relevant, je le souligne, de l’initiative personnelle et non institutionnelle !!!) , ou d’autres entreprises personnelles pouvant passer par bien d’autres vecteurs (forum initié par un bibliothécaire passionné, site quasi-‘perso’, page Netvibes de fils sur un sujet, etc.) …

Cette typologie me pose problème, parce qu’elle met sur le même plan des modes de communication (devrais-je dire des services ?)  qui sont fondamentalement différents.La progression du mode 1 au mode 4 pourrait laisser entendre qu’il y a passage substitutif de l’élémentaire à l’élaboré. Or d’une part il n’en est rien (le Guichet du Savoir, avec SON public, n’abolit pas le public du site web institutionnel présent dans la quotidienneté des lieux et à la recherche de SES services), d’autre part je suis un tantinet sceptique quant à l’émerveillement devant la personnalisation des entreprises individuelles (le mode 4) dans un contexte institutionnel.

LectureS des services web

Une bibliothèque, c’est un lieu, des espaces publics, des collections, des services présentiels : il est normal et même impératif qu’elle offre à ses publics, actuels ou potentiels, tous moyens d’optimiser leur visite en ce lieu. LE site web de la bibliothèque est nécessaire, non parce qu’il représenterait l’essentiel de la présence de la bibliothèque sur Internet, mais très simplement parce qu’il offre une facilitation de ces services présentiels (les titres disponibles, l’animation de la semaine, etc.). Accessoirement, il est une vitrine (pour les élus, les partenaires, la presse), et à ce titre il est réellement indispensable. EN son sein sont indispensables l’accès à distance au catalogue, voire la réservation en ligne, les suggestions de commande, voire les réactions à la dernière conférence, les annonces de manifestations, etc., tous éléments qui permettront de fidéliser un public et de contribuer à leur sentiment d’appartenance à une communauté.

Mais une bibliothèque, au-delà de son lieu et de ses collections, peut aussi se penser comme service auprès d’une population par le seul biais d’Internet et sans que cette population soit contrainte à se déplacer pour bénéficier des dits services. Alors là, oui, il faut imaginer des voies particulières : le Guichet du Savoir en est une, Médiamus une autre. Dans le premier cas l’accent est mis sur le service, dans le second sur les contenus. Mais fondamentalement c’est la même chose : on construit des réseaux de fidèles, on draine des intérêts spécifiques, voire on construit pour nombre de personnes un ‘phare’ dans les multiples centres d’intérêt présents sur Internet, sans placer le lieu bibliothèque en référence indispensable voire ultime. Ce n’est pas pour rien qu’à Lyon on a élaboré Points d’actu, complémentairement au Guichet du savoir mais dans le même esprit : les compétences des bibliothécaires sont mobilisées non seulement pour répondre à vos questions, mais aussi pour vous offrir une synthèse ordonnée et critique et sur les questions d’actualité qui… ne manqueraient pas d’attirer vos questions. Que cette mise à disposition des compétences individuelles locales puisse se décliner sous de multiples formes, c’est certain, mais cela ne retire rien à la dimension institutionnelle de l’entreprise !! En clair, le site, forum, blog, etc. mis en œuvre est bien une décision de la bibliothèque, non une simple initiative personnelle (encore qu’on connaisse bien sûr des initiatives persos relayées par les institutions).

Les bibliothécaires et la bibliothèque

C’est sur ce point qu’il faut à mon avis souligner la distinction entre l’expression individuelle et l’expression institutionnelle, cette dernière fût-elle portée par des individus reconnus et en quelque sorte missionnés : à Lyon encore, il existe un site-blog de fort belle qualité, Arts vivants, animé par 3 personnes avec la bénédiction institutionnelle ; les rédacteurs sont des passionnés experts… mais ils sont aussi (d’abord ?) des agents de l’institution, et écrivent à ce titre. Cela ne retire rien ni à leur passion ni à leur expertise. Certes, leur blog est ouvert aux commentaires, mais cela change-t-il le statut de leurs billets ?

Un bibliothécaire a beau faire, il appartient d’abord, en tant que bibliothécaire, à une institution et il agit en conformité avec les objectifs de cette dernière. Que les interventions construites sur Internet mettent en avant l’institution ou plus spécifiquement ses acteurs, elles restent des interventions institutionnelles… même si elles révèlent dans ce dernier cas qu’une des essentielles richesses des bibliothèques sont ses bibliothécaires, comme le souligne Silvère. Mais mettons-nous d’accord : l’ « institutionnalité » de l’intervention ne signifie pas pour autant qu’elle renvoie au lieu et à ses services présentiels – fût-ce à ses collections ! C’est bien un bibliothécaire (même si c’est évidemment un individu bourré de qualités) qui intervient à titre professionnel, avec son savoir-faire, sa capacité de médiation, bref son métier !

Du commentaire à la construction documentaire

On comprendra qu’en ce qui me concerne, je tends à ne considérer actuellement que deux modalités complémentaires d’intervention des bibliothèques françaises sur Internet :
– la modalité présentielle : poursuivre voire anticiper et faciliter via le web l’usage des services rendus dans les lieux – a priori pour les utilisateurs de ce dernier -, tout en valorisant la dimension médiatique de l’institution ;
_ la modalité servuctive : construire, avec les ressources documentaires et surtout humaines (compétences internes ou partenariales) des espaces spécifiques de service d’information essentiellement accessibles en ligne, qu’il s’agisse d’un service questions-réponses généraliste ou d’un espace thématique.

Dans les deux cas, la bibliothèque « offre » de la ressource ou du service, et c’est une très bonne chose. Une troisième hypothèse est possible, mais reste encore peu explorée, celle de la construction de savoir et de service avec et même par les utilisateurs eux-mêmes.
On objectera que déjà moult bibliothèques sollicitent commentaires, observations et appréciations de la part de leurs publics, que ce soit via des commentaires sur les notices bibliographiques ou par l’ouverture des blogs aux commentaires.
Désolé, mais ce n’est pour moi qu’un embryon de ‘web participatif’ : le blogueur reste maitre de son discours, le lecteur n’est libre que de son commentaire. Bon, c’est déjà ça, mais est-ce bien davantage que le cahier de suggestions proposé sur les banques d’accueil ? Certains diront que c’est une grande avancée, dans la mesure où chaque visiteur peut prendre connaissance des commentaires des autres et y réagir. Certes, c’est plus visible : mais en quoi le bibliothécaire, ou en fait la bibliothèque, est-il(elle) vraiment impacté(e) ? Quels retours d’analyse des réactions et commentaires ? Je n’ai encore rien lu à ce sujet… Poudre aux yeux ? Ou alors on se défausse en prétendant que les lecteurs échangent entre eux donc construisent ‘leur’ communauté’ ? Plaisanterie : ils n’échangent pas entre eux : ils ajoutent leur commentaire sur le site de la bibliothèque…

Une bibliothèque mettant en ordre des savoirs à l’intention d’une population, on pourrait imaginer aussi, comme cela apparait timidement, que la population elle-même contribue non pas à commenter l’information transmise, à mais à construire celle-ci. L’exemple de Wikipedia vient tout de suite à l’esprit (qu’est-ce que j’aurais aimé que cette entreprise soit supportée – et non dirigée – par des bibliothèques !). J’aime à citer Wiki-Brest (dont les bibliothèques sont partenaires), mais on peut aussi imaginer la mobilisation, auprès des bibliothèques (et non sous leur tutelle !), d’acteurs plus spécifiques pour des projets plus spécialisés : la BM de Rouen a réussi un coup de maître en s’associant à un chercheur et à des dizaines de bénévoles pour mettre en ligne une remarquable numérisation raisonnée de Madame Bovary !! Et si Toulouse ou la Library of  Congress proposent aux internautes de tagger et commenter sur Flick’r certains de leurs fonds de photos numérisées (très bonne idée, mais on reste dans l’offre voire dans la visibilité plus que dans la participation active), pourquoi ne pas imaginer aussi un dépôt de photos par les internautes eux-mêmes, charge à la bibliothèque d’en faire un tri ou une recomposition en corpus non par élimination mais par traitement sélectif (et là ce seraient les bibliothécaires qui serviraient de … commentateurs participatifs !) ?

Poser la question de la production du savoir ?

Car la vraie question posée aux bibliothèques par Internet n’est pas seulement la pérennité de leurs services actuels (à mon avis, il y a encore du grain à moudre, du moins tant que nos concitoyens ne seront pas devenus ‘virtuels’), ni les nouveaux enjeux de la diffusion du savoir (les BU connaissent la migration des manuels en e-books, comme toutes les bibliothèques l' »électronisation » des encyclopédies, les deux cas relevant d’une stratégie de mise à disposition d’un savoir éditorialisé), mais plus profondément les conditions de la production de ces savoirs.

La question est complexe, et ne saurait être réglée par un impératif soit-disant démocratique (du type diffuser des délires pseudo-scientifiques par respect de la spontanéité créative) ni d’ailleurs catégorique. Sans doute cette « création collective de savoir et de mémoire » réclame-t-elle précautions, limitations, procédures, sélection éventuelle des partenaires – même grand public -, mais il faudra bien l’élaborer, pour construire le savoir de demain, celui que nous devrons transmettre, alors que de plus en plus de ce savoir errera dans le grand océan d’Internet …

Les auteurs n’en seront plus seulement les auteurs élus adoubés par des éditeurs, ni seulement les bibliothécaires eux-mêmes, mais des personnalités ou des anonymes inscrits dans des procédures proposées par les bibliothèques. Peut-être…