Bertrand Calenge : carnet de notes

Jeudi 4 mars 2010

Gérer concrètement une collection : une solution pratique

Filed under: Non classé — bcalenge @ Jeudi 4 mars 2010
Tags: ,

C’est une plainte récurrente des bibliothécaires : les modules des SIGB sont trop souvent incapables de procurer des outils efficaces permettant de gérer non pas uniquement des documents individuels mais bien des collections. Outre leurs subtilités de syntaxe de requête, ils ont le plus grand mal à produire de façon fiable et ergonomique les états dont nous avons besoin. Par exemple :
– dresser une liste de tous les documents en libre accès d’un espace, ordonnée en fonction du nombre de prêts constatés l’année précédente ;
– établir la même liste ordonnée selon les cotes validées
–  produire l’état de tous les livres prêtables édités il y a plus de X années et n’ayant connu aucun prêt au cours de l’année précédente.
– etc.
Un collègue d’université m’écrivait encore récemment en déplorant cette déficience, et je me suis rendu compte que je ne vous avais jamais entretenu d’un "outil" que nous avons mis en place il y a 6 ans à la Bibliothèque de Lyon (quelque temps après mon arrivée… et à la suite de mes identiques fureurs – comme responsable de l’évaluation –  devant les insuffisances des outils autorisés par notre SIGB).

De quoi avons-nous besoin ?

Est-il vraiment indispensable de demander aux SIGB de répondre simultanément à toutes les exigences de la gestion bibliothécaire et à toutes les recherches hétéroclites de nos usagers ? Lorsqu’il s’agit de poser les contextes des recherches de ces usagers dans un cadre explicite, ou encore lorsqu’il s’agit de modifier une donnée ou un champ dans une notice ou un statut de document, c’est évidemment indispensable. Mais lorsqu’il s’agit de faire le point sur l’état à la fois global et détaillé de la collection et de son activité, et de pouvoir travailler sur cet état, la réponse peut être plus nuancée. Alors, si le lecteur est volontiers braconneur, le bibliothécaire peut aussi contourner les problèmes par des chemins de traverse…

Bien sûr, pour ces états sont nécessaires tous les éléments constituant les notices bibliographiques à laquelle sont rattachés chacun des exemplaires, mais également toutes les informations relatives à ces exemplaires particuliers (prêtables ou non, statuts – disponible en rayon, en cours de prêt, en commande, en reliure, compteur totaliseur des prêts, etc.), comme le comptage des prêts que ces ‘exemplaires ont connus au cours de l’année. Toutefois, en a-t-on besoin en permanence ? Doit-on impérativement contrôler cet état au jour le jour ? Thierry Giappiconi en a réalisé une version à Fresnes, et c’est une bonne chose, limitée à quelques items. Mais au fond, l’analyse de la collection est une opération ponctuelle, qui réclame un minimum de recul et tolère un décalage avec le ‘temps réel’.

C’est sur ce décalage, contraint par les rythmes d’activité de la bibliothèque autant qu’incitant à cadencer ces activités, que nous avons joué. Chaque début d’année, donc, les bibliothécaires reçoivent une matière brute et figée, mais riche, organisée et surtout malléable : l’état détaillé des collections (et de leur activité passée) proposées aux publics dans chacun de leurs espaces respectifs… Mais chaque année seulement (la tâche est lourde, et mobilise autant les ressources d’un informaticien que de la ressource machine), sauf exigence majeure subite.

De quel fichier disposent les bibliothécaires ?

Eh bien, ce fameux catalogue malléable est tout simplement un fichier Excel dont chaque ligne correspond à un exemplaire, les différentes colonnes proposant titre, auteur, éditeur, année d’édition, numéro de notice bibliographique, numéro de code-à-barres, statut au moment T de l’extraction (disponible, en prêt, en commande, en reliure, etc.), catégorie documentaire (livre prêtable ou non, DVD, disque…), nombre de prêts sur l’année écoulée, nombre de prêts depuis l’entrée de l’exemplaire dans la collection (en fait depuis l’implémentation du SIGB actuel, soit au plus loin mi 1999). Bien entendu on trouve aussi indice (et, par agglutination automatique d’indices, libellés de sujets, et par agglutination de sujets domaine de contenu), cote validée, etc.


Comment ces fichiers sont-ils produits ?

C’est évidemment l’étape la plus complexe. Elle procède de manipulations non propriétaires aux SIGB, mais exige une vraie compétence informatique. Je n’ai pas la prétention d’en pratiquer les arcanes, et c’est un informaticien attentif et expert qui en maîtrise le subtil et délicat  processus… Je ne suis ici qu’un perroquet qui retranscrit ce processus (Merci Christian !!) :

  • Tout d’abord, il faut pouvoir exporter la base de données bibliographique et la base des exemplaires en format ISO 2709. Ce fichier passe par une moulinette (j’adore ce récurrent raccourci informatique !smileys Forum) qui va transformer le fichier ISO en fichier ASCII. Sur ce dernier, on applique un script Awk pour sélectionner les champs pertinents, puis un second script Awk pour traduire les indices Dewey implémentés en sujets et domaines. Et voilà un premier fichier.
  • Deuxième opération : parmi les solutions possibles, si on dispose de Crystal Reports – parfois fourni avec le SIGB – ou d’un outil similaire, on peut opérer des requêtes SQL sur les tables d’exemplaires du SIGB pour extraire les données du  compteur des "prêts à vie" (total des prêts qu’a connu l’exemplaire). Et on a un deuxième fichier.
  • Troisième opération :  sur le même principe, on lance des requêtes SQL sur la table des prêts pour en extraire le nombre de prêts annuels. Et voilà un troisième fichier.
  • Les 3 fichiers ont en commun le numéro de code à barres de chaque exemplaire, et pour certains le numéro de séquence de chaque notice bibliographique. Cela va autoriser des requêtes MySQL croisées, pour produire des fichiers .txt exportés ensuite en Excel, puis mis en forme. Ces requêtes MySQL restreignent notamment l’étendue de la requête (ici une restriction par localisation des documents concernés). Attention : chaque sélection doit respecter les limites d’Excel : 65 536 lignes et 256 colonnes pour Excel 2003  (avec Excel 2007, on peut atteindre 1 048 576 lignes et 16 384 colonnes, mais alors le fichier, s’il est entièrement renseigné, risque de requérir la puissance d’un ordinateur de Météo-France pour pouvoir être simplement ouvert !smileys Forum), soit pas plus de 65 536 documents et pas plus de 256 champs, et que par ailleurs chaque cellule ne peut excéder 255 caractères (on oublie l’export des résumés… même avec Excel 2007 : la limite par cellule reste inchangée !). On va donc éventuellement  appliquer des requêtes restrictives par sous-localisation, support, sujet,  etc., (c’est là que le bibliothécaire doit signaler les segmentations pertinentes) jusqu’à obtenir des fichiers Excel manipulables.

Comment sont-ils utilisés ?

Comme j’ai pu le constater, ce "catalogue Excel" est accueilli comme le messie. Les bibliothécaires vont pouvoir trier, filtrer, établir des tableaux croisés dynamiques, copier des sélections, extraire des états partiels selon le statut ou le sujet, etc., bref gérer la réalité de leur collection, cette fois-ci sans nulle soumission aux contraintes des requêtes au SIGB smileys Forum. Par exemple  et pour me limiter aux opérations les plus couramment effectuées :

  • déterminer les titres candidats au désherbage (absences de prêts l’année écoulée et, pour les livres, date d’édition)
  • calculer pour les livres l’âge moyen ou médian dans chaque domaine
  • vérifier l’état de la collection pour chaque cote validée
  • même repérer les erreurs grossières de cotation ou de champs remplis mal à propos dans le catalogue ou les données d’exemplaires  (Excel est impitoyable de ce point de vue : un simple tri met en évidence les aberrations)
  • etc.

Un tel fichier peut également servir de base de travail pour l’analyse et le traitement prévisionnel de la collection d’une bibliothèque appelée à déménager en de nouveaux locaux et à renouveler ses fonds en libre accès. Vous avez un extrait d’un de ces catalogues ici.

Quelques astuces, accompagnements et contraintes…

L’intérêt majeur d’un tel fichier exporté au format Excel réside en sa plasticité qui, associée à la puissance des outils de calcul dudit Excel, met vraiment l’ensemble d’une partie du catalogue – celle qui intéresse le bibliothécaire à un moment T – sous la main du professionnel, et lui permet d’agir. Je sais qu’en l’occurrence je parle ici  d’un applicatif spécifique et propriétaire, Excel, mais j’imagine qu’on pourrait inventer des procédures similaires avec Open Office ou d’autres logiciels. A vous de dire…

(ouvrons une parenthèse) Pour ceux qui ne l’auraient pas remarqué, j’apprécie beaucoup Excel, pour quatre raisons :
1.  Le temps me manque pour explorer les arcanes de multiples outils alternatifs… et puis zut, je reconnais mes limitations technologiques !!
2.  Excel est installé nativement sur tous les postes professionnels de la bibliothèque où j’exerce (pack office) ;
3. Je crois indispensable que les agents soient maîtres de leurs outils, et qu’ils puissent manipuler les données de la façon la plus ergonomique ;
4. Enfin, raison majeure, Excel présente l’énorme atout d’être un couteau suisse du traitement des données : je parle ici du catalogue, mais j’ai évoqué ailleurs le traitement des réservations en cours, la gestion des plannings, les pointages de livraisons de libraire, comme j’aurais pu parler du suivi prévisionnel des acquisitions,des traitements statistiques, …

Un bon outil doit proposer une grande capacité de polyvalence de situations : dans les premières formations Excel organisées  auprès des agents, j’avais demandé qu’on commence par l’établissement de la feuille de paye de la nounou (maintenant, tous les outils sont en ligne)… Soyons maîtres de nos outils, mais plus la bibliothèque est grande et les compétences inégales ou diverses, et plus il faut proposer, pour autoriser l’exercice effectif de cette maîtrise, des couteaux suisses (pas si) rudimentaires mais (vraiment) polyvalents (fin de la parenthèse).

Toujours est-il qu’on ne balance pas des données brutes, fussent-elles sous Excel, à des collègues sans les accompagner. J’ai parlé de formation : c’est sans nul doute nécessaire, mais à condition de l’étayer abondamment par des accompagnements personnalisés, la mise en place de référents logiciels, et surtout de tutoriels les plus pédagogiques possible.
Ces tutoriels ne sont pas que techniques. Au contraire, ils doivent s’appuyer sur des situations appuyées sur des préoccupations professionnelles : par exemple, sur quels critères (et pourquoi) établit-on une sélection des titres de livres à désherber ? Que signifient un âge moyen et un âge médian dans le cas d’une collection d’imprimés ? Dans quel ordre procéder pour sélectionner les items adéquats ? Etc. L’outil n’est rien sans documentation professionnelle et accompagnements persistants.

Comment ce "catalogue Excel" s’articule-t-il avec les acquisitions régulières ?

L’avantage d’utiliser souvent Excel, c’est que ça permet de combiner plusieurs outils conçus avec   ce même Excel pour divers processus distincts. Les bibliothécaires disposent par ailleurs d’un fichier "tableau de bord des acquisitions", à la fois objectif annuel d’acquisitions et tableau de bord en temps réel du suivi de leurs acquisitions courantes. Ce fichier Excel comportant lui aussi une feuille avec une ligne par titre acquis, il n’est pas trop difficile, au prix de quelques copier-coller, d’établir un état par exemple à mi-parcours (en été) combinant la collection existante une fois désherbée et les acquisitions engagées, afin de vérifier les manques, les déséquilibres, etc., et donc de se mettre en mesure de les rectifier…

Est-ce une solution idéale ?

Non, bien sûr, ce n’est pas idéal, dans la mesure où, au fur et à mesure que l’année avance, l’absence de temps réel rend la gestion de ce ‘catalogue Excel’ – même combiné avec le fichier Excel des acquisitions – , plus hasardeux et moins pertinent. Mais c’est en tout cas bien plus efficace que l’attente millénariste du module de SIGB miraculeux qui viendrait résoudre toutes les angoisses, surtout si la production du fichier Excel est régulièrement regénérée.

Et puis, je crois que l’instantané que représente chacun de ces fichiers bruts est non seulement une excellente occasion offerte à tous les collègues de faire un temps d’arrêt sur ‘leur’ collection,  mais aussi une pédagogique opportunité de s’emparer de ses caractéristiques listées, de les trier, combiner, manipuler, etc. Certains d’entre eux vont jusqu’à vérifier l’évolution de leur fonds par juxtaposition de traitements successifs de leurs états annuels, pour réfléchir à l’évolution de l’offre qu’ils présentent à leurs visiteurs… Bref, on autorise ainsi ce dont nous manquons trop souvent : une mise en perspective, une prise de recul, un temps de réflexion au sein du flux pressant et continu des acquisitions, des emprunts, des questions des visiteurs, etc.

A souligner : trop peu de SIGB proposent nativement une exportation de requêtes MySQL des bases de données. A ma connaissance, seul Papyrus2000 propose nativement (donc sans toutes ces manip’, mais seulement pour petites et moyennes bibliothèques) à la fois export de la base et export de requêtes spécifiques via MySQL vers des fichiers Excel. Mais je ne suis pas expert en la matière… En connaissez-vous d’autres ? Et, si ça se trouve, vous êtes des centaines à pratiquer ce type d’export ?! Témoignez !!
Et sinon, chers collègues membres des clubs d’utilisateurs de SIGB, qu’attendez-vous pour imposer (proposer instamment ?) à vos fournisseurs l’ajout d’une telle procédure, ergonomique, indispensable à la gestion et à la maîtrise des données de vos établissements ?

Samedi 31 octobre 2009

Astuce : pointer une livraison de libraire

Filed under: Non classé — bcalenge @ Samedi 31 octobre 2009
Tags:

Un récent billet de Lully (la providence des bidouilleurs, le Descary des bibliothèques !smileys Forum) m’incite à proposer une astuce en complément de la sienne, qui montrait comment comparer deux listes de codes EAN.
Le tout est d’avoir sous la main droite la liste de livraison de votre libraire sous forme Excel, et dans cette liste les ISBN sous forme EAN, et dans la main gauche une douchette de lecture des codes-à-barres. A partir de là, on va réaliser rapidement deux opérations fréquentes en bibliothèque :
– on veut pointer la livraison au regard de la liste, pour en vérifier la conformité réciproque (i.e. tous les titres de la liste sont présents, et il n’y a pas de titres livrés en trop)
– en cas d’office de libraire, on veut pointer les titres de la liste qu’on va retourner au libraire, et en établir rapidement la liste.

1 – Pointer tous les codes-à-barres

Prendre la feuille Excel de la livraison du libraire. Créer une colonne vide en tête. Nommer cette colonne (par exemple ici ‘Douchette’). :

1_création_colonne_douchetteSe placer dans la première cellule vide de la colonne ‘Douchette’, et passer à la douchette tous les livres, dans le désordre. Ca va donner quelque chose comme ça :

2_colonne_codes_barres

2 – Vérifier l’absence éventuelle de titres dans la livraison (ou pointer la liste des retours)

En dernière colonne (ici colonne I, que j’ai nommée ‘pointage’), poser la formule suivante

= NB.SI(A:A;B2)

3_formule_pointage

Dans laquelle A:A désigne la colonne des résultats douchette, et B2 le 1er ISBN de la liste du libraire.

Puis attrapez la cellule par le coin inférieur droit, et tirez jusqu’au bout de la liste.
Le résultat doit être interprété comme un pointage de l’exactitude de la liste par rapport à la livraison (ou comme un pointage des seuls retours sur une liste d’office) :

-         si le résultat est 1, l’ISBN libraire de la ligne correspondante est bien matériellement présent (ou ce titre est bien listé en retour)

-         si le résultat est 0, l’ISBN libraire de la ligne correspondante n’est pas matériellement présent – livre manquant – (ou il s’agit de titres non mis en retour, donc gardés)

-         Il peut arriver que le résultat soit 2 : cela signifie simplement que vous avez bipé deux fois le même livre !!!

3 – Editer une liste des retours

Si vous vous arrêtez là, et qu’il s’agit seulement de pointer les retours, pour éditer une liste lisible (et imprimable) de ces retours, trions la liste de cette façon :

-         se placer en A1
–        Données / Trier / choix ‘pointage’ , par ordre décroissant

4_tri_pointés

-         Sélectionner la colonne ‘pointage’, clic droit ‘Copier’, se situer dans la 1ère cellule de la colonne ‘pointage’ et clic droit : ‘Collage spécial’ / ‘Valeurs’ :

5_copier_coller_valeurs_pointagesCela donne une liste dans laquelle tous les titres bipés comme retournés viennent en tête. Il n’y a plus qu’à supprimer la colonne ‘Douchette’ (colonne A), à mettre en forme et à imprimer pour joindre au colis de retour.

4 – Vérifier dans une livraison qu’il n’y a pas de titres en trop

Voyonsq le cas particulier du pointage d’une livraison, où vous voulez, outre vérifier que tous les titres de la liste sont présents, également vérifier qu’il n’y a pas un titre livré en trop, présent dans les cartons mais pas sur la liste libraire. Nous allons opérer un contrôle de plus. Dans la colonne qui suit la colonne ‘pointage’, nous allons créer une colonne de calcul supplémentaire (‘test’), et nous allons cette fois-ci proposer une formule différente :

=NB.SI(B:B;A2)

Dans laquelle B:B couvre la colonne des ISBN de la liste de libraire, et A2 la première cellule des résultats du scannage douchette. Et encore une fois on attrape la cellule comportant la formule et on la tire jusqu’en bas de la liste :

6_test_titres_livrés_en_trop

Le résultat doit être analysé comme un pointage de la cohérence du pointage par rapport à la liste de libraire.

-         si le résultat est 1 : le code-à-barres douchette de la ligne correspondante existe bien dans la liste du libraire

-         si le résultat est 0, le code-à-barres douchette de la ligne correspondante n’existe pas dans la liste du libraire : c’est un titre livré en trop ! Lequel ? Prenez le code à barres douchette  (colonne A) sur la ligne signalée 0, et faites une recherche par EAN dans Electre : vous verrez tout de suite quel est le titre en trop dans votre stock. Il ne restera plus qu’à le rajouter à la main dans la liste libraire.

Jeudi 14 mai 2009

Outils pratiques : le planning de service public

Filed under: Non classé — bcalenge @ Jeudi 14 mai 2009
Tags:

Une petite pause utilitaire, que je vous propose après avoir tardivement découvert un billet de JC Brochard sur les outils de plannings de service public (désolé, je l’avais raté, alors que j’aime bien ce blog…). Il se trouve que j’ai eu l’occasion d’élaborer difficilement, il y a 6 mois, un tel outil d’assistance à la constitution de plannings concernant ceux qui sont chargés de ‘front-office’, comme disent les managers. Difficilement non tant pour la virtuosité technique que cela représentait (ceux qui me connaissent savent que je ne sais utiliser qu’Excel, qui présente tous les avantages du couteau suisse parfait – et donc parfois les plus complexes arcanes), mais par les exigences hétéroclites des différents responsables de services qui apportaient avec eux leurs coutumes locales : ici on ne fait jamais plus d’1 heure de suite au public, là les agents sont hyper-polyvalents au public alors que là encore la spécialisation de certains postes est affirmée, partout l’équité est requise (c’est d’ailleurs, ai-je pu constater, le seul type d’activité qui fait l’objet d’un comptage scrupuleux), quand on n’y introduit pas des exigences circonstancielles (le poste de prêt est réputé plus épuisant que celui de renseignement, par exemple) ; et bien sûr chaque agent s’est vu accepter un horaire hebdomadaire de présence, couvrant son temps de travail, qui l’autorise tel jour à partir à 17h, tel autre jour à prendre son après-midi… Loin de moi l’idée de nier la pertinence de ces réalités, mais convenez que la bonne réponse à toutes ces exigences simultanées voire contradictoires n’est pas simple. D’autant que j’avais comme demandeurs des responsables de 14 équipements, dispersés, aux moyens très différents et aux coutumes non moins disparates (la question était posée par les bibliothèques de quartier)…

Comme le souligne JC Brochard, l’élaboration hebdomadaire des plannings  tient de la jonglerie et du casse-tête, et surtout dévore un temps précieux pour ceux qui en ont la charge – souvent les responsables eux-mêmes -, débordés par d’autres tâches. D’autant que la caractéristique principale d’un tel planning est d’être évidemment variable : tel agent part en formation du lundi au mercredi, tel autre organise un atelier le jeudi après-midi, un troisième a une réunion importante avec une association du quartier samedi matin, etc. Bref, pour savoir comment faire tourner la boutique, les logiciels vraiment ad hoc existent peu ou alors sont très coûteux et très contraignants : il en existe de très bien et très chers pour le travail posté en général, et de moins bien et encore plus chers pour le travail à dimension ‘variable’…

En creusant bien, avec l’aide précieuse d’une collègue sur le terrain, particulièrement rationnelle et organisée, et après quelques réunions animées avec les différents responsables intéressés, nous avons établi les fondements d’un tel outil de planning :

  • Définir le planning hebdomadaire-type des horaires de présence des agents susceptibles d’occuper un poste de service public
  • Définir dans le même temps les postes publics que chaque agent a compétence à pouvoir assumer
  • Fixer pour chaque agent la quotité maximale de service public qu’il doit assumer (cf. fiche de poste et convenances locales)
  • Définir les contraintes  incontournables à tout coup pour l’établissement d’un planning : impossibilité par exemple de placer le même agent simultanément sur deux postes, ou de contraindre le même agent à assurer en suivi la plage 12h – 14h sans prendre le temps d’une pause-déjeuner…
  • Trouver le moyen de repérer en temps quasi-réel les contraintes exceptionnelles (réunions, formations, animations, maladies, congés annuels, etc.)
  • Enfin permettre à chaque agent de pouvoir identifier facilement, sur le planning une fois réalisé, son planning personnel et donc ses fonctions impératives d’un service particulier au public sur la semaine à venir

Eh bien, j’ai réussi à pondre quelque chose, qui semble fonctionnersmileys Forum. Fondamentalement, la démarche est la même que celle adoptée par JC Brochard (les grands esprits se rencontrent smileys Forum), mais je  livre à votre analyse non une image du résultat final, mais l’outil lui-même et aussi son mode d’emploi. Il est conçu pour des petits établissements qui doivent gérer simultanément jusqu’à 20 agents (appelés à faire du service public) et 12 postes distincts (prêt-retour-inscriptions, espace numérique, accueil adultes, accueil jeunesse, bref ce que vous voulez…).  20 agents c’est peu, direz-vous : je travaille au même outil mis à jour pour 35 agents sur une vingtaine de fonctions. patience…

Le principe de l’outil repose (comme chez JC Brochard, enfin je crois, d’après son billet) sur l’enchainement de quatre bases successivement établies au départ (leur élaboration demande une demi-journée, mais ne nécessite ensuite que des révisions mineures), permettant l’établissement final du planning hebdo :

  • la définition des postes "occupables", agent par agent, avec leur part de temps de travail maximalement consacrée par ces derniers au service public – en principe
  • les plannings horaires ‘normaux’ des agents, tels qu’acceptés par le chef de service (en fonctionnant par tranches horaires pleines)
  • la définition des horaires d’occupations des différents postes de service public, évidemment étudiée en fonction des flux quotidiens constatés sur chacun de ces postes
  • enfin l’établissement d’un planning-type qui, en fonction des contraintes précédemment définies, assurera une pérennité du service… si nul événement extérieur n’en vient déranger l’aménagement.

Ce planning-type, établi une fois pour toutes (ou au moins une fois par an) pourrait être un planning permanent (hors forte période de vacances, en été par exemple), et le sera sauf si maladies, formations des agents, animations, réunions,… n’en viennent pas déranger l’ordonnance. Et bien sûr, tous ces événements vont arriver ! smileys Forum. C’est là qu’intervient un autre planning hebdomadaire, celui des activités ‘contraignantes’ des agents : celui-là sera rempli en temps réel par les agents eux-mêmes (ou par d’autres si maladie par exemple), actualisant en quelque sorte la disponibilité des présents. Personnellement, emporté stupidement par mon excellomania, j’ai proposé un fichier Excel commun où chacun, semaine après semaine et donc onglet après onglet, indique ses activités contraignantes et leurs plages horaires. JC Brochard a été plus astucieux, en suggérant l’utilisation de Google agenda.smileys Forum

Le travail du constructeur de planning consiste donc, chaque semaine, à confronter le planning-type (au sein duquel chaque nom affecté à une plage – cellule – est susceptible d’être remplacé par une autre personne normalement disponible et compétente, listée sur une liste déroulante dans la cellule grâce aux bases établies) à la réalité de l’activité de la semaine à venir : il est alors facile de voir que Sabrina, qui en temps ordinaire doit assurer le 16-17h à l’accueil adultes, est absente ce jour pour réunion, et donc peut être remplacée par… voir liste déroulante. La construction finale du planning de la semaine à venir se règle ainsi en une heure environ (sans inclure bien sûr les maladies subites, dont le remplacement est cependant aisément trouvé, sauf catastrophe…).

Bien entendu, les décomptes de temps de service public sont effectués individuellement  semaine après semaine (y compris les temps jugés les plus lourds tels les postes de prêt/retour/inscription) et les dépassements éventuels survenus sur une semaine donnent lieu à alerte, charge au planificateur d’équilibrer ultérieurement.

Enfin, chacun peut, en choisissant son nom dans une cellule ad hoc, visualiser très clairement son planning hebdo, l’imprimer, et organiser son agenda.

Tout cela est un peu bricolo, je vous l’accorde. Mais le temps gagné semble incomparablement bénéfique, les résultats plus lisibles et ‘incontestables’. Mais aussi, entre nous, je vous livre intégralement fichier Excel et mode d’emploi sur ce lien (un hébergeur en ligne, désolé, mais je ne dispose pas de mon propre serveur, trop paresseux pour le mettre en oeuvre …smileys Forum)

Ceci dit, j’aimerais surtout savoir ce que vous en pensez – notamment notre collègue de "Bibliothèque=public" – et voir comment on pourrait l’améliorer à moindres frais ! Merci pour vos idées et suggestions !

*

Télécharger Outil de planning 20 personnes BC

P.S. : lien mis à jour au 7 octobre 2011

Thème Rubric. Propulsé par WordPress.com.

Suivre

Recevez les nouvelles publications par mail.

Rejoignez 489 autres abonnés