C’est le rouge au front que j’écris ce billet. La question d’une collègue sur la modalité de calcul du taux de renouvellement de sa collection en libre accès en est la cause, car elle est venue me voir en tenant religieusement à la main l’ouvrage “Conduire une politique documentaire” (dont vous savez peut-être que je suis l’auteur). Et de m’interroger avec perplexité, car, ayant acquis quelques 250 nouveaux titres pour une collection de 2 000 volumes, et ayant par ailleurs désherbé 280 titres, elle avait suivi à la lettre la formule qui indiquait que le taux de renouvellement se calculait en soustrayant le nombre de désherbés du nombre de nouveaux titres, puis en divisant le résultat par le nombre de volumes de la collection : et évidemment, elle obtenait un résultat négatif !
Honte sur moi 
, ma plume avait fourché : la formule ci-dessus définissait en effet le taux d’accroissement d’une collection (= de combien de volumes la masse augmente ou diminue, exprimé en pourcentage si le résultat final est multiplié par 100), et non le taux de renouvellement !
Mais comme il n’est jamais trop tard pour bien faire , je m’empresse de donner une ‘bonne’ formule pour le taux de renouvellement : dans la mesure où ce qui intéresse prioritairement le bibliothécaire est de connaître la part de ce qui est récemment acquis dans l’offre documentaire actuelle, la formule la plus simple est :
TxRen = (An / Cn+) * 100
où TxRen est le taux de renouvellement
An est le nombre d’acquisitions d’une année
et Cn+ l’état de la collection en fin de cette même année.
On sait ainsi quelle proportion la collection présente propose en acquisitions récentes : c’est ce qu’on appelle couramment le taux de renouvellement (d’ailleurs, la bonne expression devrait être ‘taux de rafraîchissement’, le renouvellement supposant étymologiquement un retrait préalable. Mais bon, testons-en là… pour l’instant) : pour mon exemple, le taux de renouvellement de la collection était de 12,5 %….
Il est vrai que cette formule très pratique ne rend pas compte du processus complexe du renouvellement, qui effectivement peut aller au-delà d’un état final de la collection, et s’intéresser à l’action conduite sur la collection tant en termes de retraits que d’enrichissements (d’où d’ailleurs mon lapsus calami). Mais elle reste la plus opératoire pour évaluer l’état d’actualisation d’une collection dans la mesure où elle intègre de fait les désherbages opérés, puisque la collection considérée est celle en fin d’année, toutes acquisitions et tous retraits compris…
Et pour me faire pardonner jusqu’au bout, je vous offre une autre formule, signalée dans “Bibliothèques et politiques documentaires à l’heure d’Internet” (vous avez le droit de l’acheter, si, si !), et que cette fois-ci j’ai revérifiée en tremblant, le taux de renouvellement souhaitable. Ce taux permet non de calculer la réalité effective du taux de renouvellement effectué, mais celui qu’il faudrait réaliser :
(( C / Dv ) / C ) * 100
C = Nombre de documents dans la collection
Dv = Durée de vie active de la collection
Le résultat, exprimé en pourcentage, donne la proportion de la collection qu’il est souhaitable renouveler chaque année (si on se contente de C / Dv, on a un nombre, qui signale le nombre d’acquisitions nouvelles à opérer annuellement).
La durée de vie active s’appuie sur la définition de la “demi-vie active” : on ordonne les prêts d’une année par ordre croissant en fonction de la date d’édition de chacun des livres concernés (c’est inefficace sur les disques ou DVD), et la médiane signale la date d’édition de la ‘demi-vie active’ (donc la date d’édition du livre prêté exactement au milieu de cette série ordonnée). Par convention, la ‘demi-vie active’ sera calculée en soustrayant cette date médiane de l’année courante de relevé de la collection + 1 (pour tenir compte des titres acquis au cours de l’année de relevé et non nécessairement disponibles au prêt tout au long de l’année). Par exemple, si dans un catalogue de fin 2008 la médiane des prêts de l’année écoulée est l’année 2004, on décompte : (2008 – 2004) + 1 = 5 ans.
La durée de vie active est alors une décision de bibliothécaire qui pondère les appétences des publics en tenant compte d’autres priorités documentaires, et se situe entre 2 fois la ‘demi-vie active’ (on suit le plus possible les usagers) et 3 fois celle-ci (on s’en écarte volontairement sans les négliger totalement) . Bref, dans mon exemple et pour une collection de 1 000 volumes, la durée de vie optimale (deux demi-vies) sera de 10 ans, donc générera 100 nouveaux achats par an (optimal au plus près des usages) , ou jusqu’à la durée de vie maximale (trois demi-vies) de 15 ans, donc sollicitera 67 titres annuels (pour explorer d’autres pistes sans trop négliger les emprunteurs). L’avantage de la durée de vie active, c’est qu’elle laisse les choix des emprunteurs peser dans la décision, sans pour autant imposer un renouvellement mécanique.
Mais vu comme je suis doué en arithmétique 
, je suis sûr que l’une ou l’un d’entre vous trouvera des formules plus simples !!!
Si on remplace deux daniele steele par une biographie de max gallo et un jean d’ormesson, on est des super top managers, niveau excel et autres indicatifs ?
Commentaire par uju — Samedi 23 mai 2009 @ Samedi 23 mai 2009
Je profite du commentaire précédent pour signaler que depuis quelques semaines, je suis au regret de bloquer les commentaires insipides, agressifs ou de mauvaise foi. Je ne cherche pas les éloges, et accorde le plus grand intérêt à toutes les critiques qui permettront d’avancer sur les multiples chemins de notre métier. Mais je me réserve le terrain de la discussion lorsque celui-ci est mon propre blog.
Et je rappelle au précédent Uju qu’il est plusieurs temps dans une politique documentaire, celui d’une sélection mûrement pesée et débattue (au sein de laquelle n’interviennent guère les indicateurs mais la culture du bibliothécaire et la profonde connaissance de la société au sein de laquelle il est immergé), et à une autre extrémité – mais pas indifférente à la première, ni réciproquement – celle de la gestion raisonnée d’un espace documentaire limité, utilisé, optimisé. Serait-ce faire injure aux bibliothécaires qu’oser les voir considérer la trivialité du second terme sans négliger l’exigence du premier ? Il ne faudra pas s’étonner de voir les ‘managers’ prendre le dessus sur les bibliothécaires pour gérer les deniers publics (car il est question d’acheter, si si !!!).
Commentaire par bcalenge — Samedi 23 mai 2009 @ Samedi 23 mai 2009
Pour compléter l’utilisation de la 2ème formule, on peut affecter différents taux de renouvellement souhaitables selon les domaines de connaissance et l’âge critique qui leur est affecté. Une application de la formule dans un tableur permet d’évaluer le nombre de documents à acquérir par domaine pour l’année. En ajoutant le prix moyen du document par domaine, on obtient le budget à consacrer idéalement. L’intérêt est d’arriver (grâce au solveur d’Excel ou en tatonnant)à une répartition optimale d’un budget donné, reflétant les choix et priorités définis auparavant et les arbitrages.
PS : je me souviens vous avoir dit en 2005, en marge d’une journée Poldoc, que la formule citée dans votre livre concernait le tx d’accroissement et non de renouvellement. Vous aviez acquiescé, mais peut-être aviez-vous oublié ensuite. En tout cas cela fait une excellente occasion de parler de l’utilisation du taux de renouvellement.
Commentaire par ebourdet — Mardi 26 mai 2009 @ Mardi 26 mai 2009
SVP ! comment calcul le taux de recul dans une période?.Pour qoui calculer ce taux?. c’est quoi la différence entre le taux d’accroisement et celui-ci?
merci?
Commentaire par Elly Mbilinyi — Jeudi 11 juin 2009 @ Jeudi 11 juin 2009
@ Elly,
Qu’est-ce que le “taux de recul” ????????
Commentaire par bcalenge — Jeudi 11 juin 2009 @ Jeudi 11 juin 2009